Comment écrire un mail professionnel

Envoyer un mail est un acte anodin qu’on a l’habitude de faire tous les jours. C’est en effet devenu le moyen de communication le plus utilisé aujourd’hui que ce soit dans la vie courante ou dans la vie professionnelle. Mais il faut savoir que rédiger un mail formel n’est pas le même qu’un mail classique et il est parfois même nécessaire d’insérer une signature électronique.

Que mettre en objet du mail

Un mail a pour caractéristique d’être convivial et plus léger qu’une lettre professionnelle, cela ne veux pas cependant dire que les règles de politesses peuvent être omises. Un mail professionnel doit en effet respecter un certain nombre de règles d’usage comme le choix d’une formule d’appel ou de salutation adaptée au destinataire ou encore le choix de l’objet. L’objet du mail doit être soigné car, c’est le seul indicateur que le destinataire puisse avoir sur le contenu du mail. L’objet doit donc être explicite, clair et concis pour capter l’attention du destinataire et pour sache tout de suite quoi il s’agit. Idéalement, l’objet du mail doit faire entre 5 et 7 mots. Cela peut être une phrase nominative ou une phrase sans article, il faut juste qu’il puisse résumer le contenu du mail. En rédigeant un mail professionnel, il faut également penser à utiliser une signature électronique.

Comment commencer un mail professionnel

Le plus souvent, le plus difficile est de trouver la bonne phrase d’accroche lorsqu’on rédige un mail professionnel. On hésite parfois entre être très formel et être assez convivial. La formule d’appel à adopter doit avant tout dépendre du destinataire, de son titre ainsi que du contexte. S’il s’agit d’un supérieur hiérarchique, les formules de politesse classiques peuvent suffire. Mais lorsqu’il s’agit d’un responsable étatique par exemple ou d’un responsable institutionnel, il est nécessaire d’utiliser des formules plus formelles. Il faut bien introduire le mail en veillant à ce qu’on entre directement dans le vif du sujet, mais de façon délicate et respectueuse. Adopter toutes les formes de politesse est nécessaire tout en sachant être audacieux pour que le mail ait plus d’intérêt. Pour ce faire, il faut utiliser des phrases courtes en trouvant les termes les plus adaptés. Tout comme l’accroche, la fin du mail doit être bien soignée. Il faut qu’il soit bien conclu avec une formule politesse adaptée. Pour ce faire, il faut prévoir une signature électronique à insérer à la fin du mail.